Hvidbogen leveres af Stougaard Plan ApS (CVR 45908941, Rabalderstræde 7, 4000 Roskilde). Når en kommune tager Hvidbogen i brug med rigtige høringssvar, er kommunen dataansvarlig og Stougaard Plan ApS databehandler efter GDPR art. 28, reguleret af en databehandleraftale.
Brugeroplysninger: navn, e-mailadresse, rolle og tidspunkt for seneste login. Sagsdata: høringssvarenes indhold, herunder afsenders navn, hvis afsenderen har angivet det. Logoplysninger: en uændrbar revisionslog over væsentlige handlinger.
Sortering og svar-udkast genereres af en sprogmodel (Anthropic). Afsenderfeltet samt CPR-, telefon-, mail- og postnummer-mønstre i høringssvarets tekst pseudonymiseres (erstattes med tokens) FØR teksten sendes til modellen. Nøglen mellem token og original værdi forbliver alene i Stougaard Plans egen database og forlader den aldrig. Dette reducerer — men fjerner ikke — mængden af personoplysninger i AI-kaldet; frit nævnte tredjepersoner i løbeteksten kan ikke garanteres fanget.
Data opbevares så længe kommunen er kunde. Ved kontraktophør slettes sagsdata efter den frist der er aftalt i databehandleraftalen.
Henvendelser om indsigt, berigtigelse eller sletning rettes til din kommune som dataansvarlig.